¿Como gestionar proyectos?
Los proyectos son una de las partes más importantes de una organización, estos pueden definir el funcionamiento correcto de la empresa y su rentabilidad financiera. Muchas empresas basan su actividad económica en servicios basados en proyectos, estos deben ser organizados, planificados y entregados para garantizar el funcionamiento adecuado entre la relación cliente proveedor. Un proyecto suele ser una compleja mezcla de planificación, trabajo en equipo y estrategias de cumplimiento, lograr esta combinación no es nada fácil y por ello se le da una importancia alta a la gestión de proyectos y tareas. Vamos a conocer las claves indispensables para gestionar un proyecto y cumplir con los requerimientos.
1. Estudio y análisis del proyecto
Esta etapa es esencial, en ella descubriremos el alcance del proyecto, encontraremos todas las consideraciones necesarias a tener en cuenta y podremos definir un tiempo estimado de ejecución.
En la fase de estudio debemos tener en cuenta 3 consideraciones muy importantes.
- 1) Estudio de viabilidad del proyecto: En este podemos determinar si el proyecto es viable tanto económicamente como técnicamente para la empresa, en ocasiones las empresas terminan en quiebra por elegir proyectos poco viables económicamente o por que la empresa no cuenta con el personal calificado para ejecutarlo.
- 2) Análisis del tiempo de ejecución: Es muy importante determinar el tiempo en el cual se realizará el proyecto para así estimar un presupuesto a invertir y cotizar al cliente de manera correcta.
- 3) Elegir el personal correcto: Cada proyecto cuenta con especificaciones a nivel técnico que lo hace único, el personal de nuestra organización tiene dentro de los conocimientos especializaciones muy específicas que pueden aportar al proyecto a ejecutar, esta decisión es muy importante ya que de ella depende el éxito del proyecto y una correcta ejecución.
2. Planificación
El éxito de un proyecto depende de la planificación que se le asigne, con esta podemos definir metas y objetivo a cumplir, un equipo de trabajo sin objetivos es un equipo ineficiente, desenfocado y poco rentable.
Vamos a conocer las claves esenciales para planificar un proyecto de forma correcta y eficiente.
- Organiza el equipo de trabajo en roles específicos: Es importante establecer roles en la realización de un proyecto para garantizar la cobertura total de cada área del mismo, los roles deben ser orientados según el fuerte de la persona, un error muy frecuente es asignar una persona para diversas actividades donde no es tan bueno, esta multitarea suele terminar en falencias y debilidades del proyecto.
- Define objetivos cumplibles: Los objetivos garantizan el avance correcto y constante de un proyecto, estos objetivos deben ser cumplibles y medibles para generar registros de errores, efectividad y funcionamiento.
- Utiliza una herramienta de medición y control: Hay que reconocerlo, no somos maquinas expertas en medir el rendimiento y analizar datos grandes, por lo cual utilizar una aplicación para asignar objetivos y medir el cumplimiento de los mismos se hace totalmente esencial en la estrategia de planeación.
3. Seguimiento de los avances y retrocesos
El seguimiento del proyecto y de todas sus etapas es totalmente prioritario y esencial para el avance satisfactorio y correcto del mismo, en el proceso de seguimiento encontrarás posibles errores, falencias y oportunidades que lo guiarán por un camino optimo y a una finalización lo más correcta posible.
- La comunicación es esencial: Intenta comunicarte máximo semanalmente con los integrantes del proyecto, conoce los avances, problemas y retrocesos que han tenido, esto es muy importante ya que detectar posibles retrasos a tiempo es el punto clave para corregir y encaminar de nuevo el proyecto.
- No interrumpas el cronograma de no ser totalmente necesario: Un error muy común en el desarrollo de un proyecto es la modificación del cronograma ya establecido con modificaciones irrelevantes o de poca utilidad para el proyecto, esto no solo puede desenfocar a los integrantes, también retrasa el proyecto.
- Lleva un seguimiento sistematizado: Utilizar un software o aplicación que te permita seguir las etapas del proyecto y consultar fácilmente los problemas que han surgido pueda darte una gran ventaja al momento de tomar decisiones a tiempo.
4. Usa la tecnología a tu favor
En la actualidad existen numerosas herramientas que te facilitan la vida al llevar control de los proyectos, los integrantes del equipo de trabajo y las tareas asignadas, estas herramientas las puedes encontrar en aplicaciones móviles, software de escritorio y aplicaciones multiplataforma en la nube.
Actualmente la mejor herramienta de trabajo en equipo orientada a proyectos es Tarea, está dispone de todos los parámetros necesarios para llevar el control de las actividades y tareas que conlleva un proyecto, desde conformar el equipo de trabajo, hasta asignarles tareas y generar un seguimiento de cumplimiento donde podremos generar informes de efectividad.
5. Realiza pruebas y correcciones
Cuando estamos llegando al final del proyecto debemos empezar a realizar pruebas para garantizar la estabilidad y escalabilidad del mismo, encontrar posibles falencias donde el proyecto pueda tambalear y fracasar, detectar esto a tiempo es una de las claves esenciales para estabilizar y entregar un proyecto con todas las especificaciones planteadas.
Si encuentras falencias, corrígelas, nunca entregues un proyecto donde los pilares no estén firmes, tarde o temprano estos caerán y tu empresa será la primera afectada.
6. Finaliza el proyecto y analiza el resultado
Es muy importante al momento de finalizar un proyecto y entregarlo analizar los resultados del mismo, hay que tener en cuenta los problemas, falencias y muy importante los puntos fuertes, al auditar estos puntos en conjunto podemos obtener las valiosas oportunidades de mejora, con estas tendremos futuras acciones a tomar donde podremos optimizar y maximizar las posibilidades de éxito.
Los errores no son malos, puede que hayan retrasado el proyecto y generado conflictos, pero estos son inevitables, lo importante es analizarlos, encontrar la raíz y buscar una solución para evitarlos en otros proyectos, esta es la base de la experiencia.
Importancia de la opinión del cliente.
Nadie más conoce los resultados de un proyecto que el mismo cliente, por esta razón es importante conocer la opinión del mismo, conocer como le pareció el proceso de análisis, desarrollo y finalización del proyecto.
Esto puede darte una visión clara de cómo un cliente visualiza tus funcione internas y el proceso de actividades para así mejorar lo puntos débiles y reforzar los fuertes.
Algo de vital importancia es impedir que un cliente quede insatisfecho, no existe poder más grande contra una empresa que la mala opinión de los clientes a quien atiende, intenta mejorar su perspectiva hacia ti con mejoras, plus y descuentos especiales para próximos servicios.